Een aanpak van afstemmingsproblematiek tussen mens en omgeving - De mate van afstemming tussen mens en werksituatie vereist bij voortduring nadrukkelijk aandacht. Deze afstemming tussen mens en organisatie betreft enerzijds de mate waarin de mens voldoet aan de taak- of functie eisen van de organisatie en anderzijds de mate waarin de organisatie kan voldoen aan de realistische behoeften van de mens. Een goede afstemming tussen mens en werksituatie zal in de regel leiden tot een relatief hoge mate van wederzijdse betrokkenheid tussen mens en organisatie. Selectie van nieuwkomers in de organisatie is een belangrijk afstemmingsmoment.

Bij de keuze voor een baan is sprake van een dubbel keuzeprobleem. Enerzijds kiest een potentiële medewerker voor een baan, anderzijds kiest een organisatie voor een bepaalde medewerker. De gemaakte keuze heeft enerzijds grote invloed op het toekomstig functioneren van de medewerker binnen de organisatie en anderzijds ook op de manier waarop het werk door de medewerker wordt beleefd.

Elke vacaturemelding impliceert voor potentiële kandidaten voor de vacature een verwachtingspatroon. Het door de organisatie managen van realistische verwachtingen is van bijzonder groot belang, teneinde een gezonde relatie met de te selecteren nieuwe medewerker te kunnen opbouwen. Een loopbaanadvies aan zittend personeel is ook een belangrijk afstemmings-moment. Hier betreft het de huidige en toekomstige afstemming van betrokken medewerker en de organisatie. Ook hier is het management van realistische verwachtingen van groot belang. Momenten waarop de afstemmingsproblematiek concreet aan de orde komt zijn dus :

-    het  uitbrengen van een selectie advies en
 -   het uitbrengen van een loopbaanadvies.

Belangrijk bij het uitbrengen van een dergelijk advies is dat niet alleen dat de geschiktheid voor de huidige werksituatie als uitgangspunt wordt genomen, maar ook de te verwachten ontwikkeling van die werksituatie in de komende drie tot vijf jaren. Advies inzake selectie en loopbaan kan uitstekend (mede) worden gebaseerd op psychologisch onderzoek. Belangrijk bij dit onderzoek is dat er valide en betrouwbare instrumenten worden gebruikt. Bij psychologisch onderzoek kan worden gedacht aan zaken als het aanleg- en capaciteitenprofiel, aan het persoonlijkheidsprofiel, aan het interesseprofiel en aan de toepassing van assessment center opdrachten gericht op voor de functie min of meer specifieke aspecten. Deze profielen worden vervolgens vergeleken met het functieprofiel, al dan niet vertaald in competenties. 

Enkele mogelijke bronnen van afstemmingsproblemen 

De heren Peters en Jacques onderzochten organisaties en stelden vast welke typen problemen er spelen rond de invulling van functies. Naar dr. Laurence J. Peter (1969) is het “Peter-principle” genoemd. Dit principe gaat er van uit dat medewerkers in een organisatie promotie kunnen maken totdat zij  het niveau van incompetentie hebben bereikt. Een selectie- of een loopbaanadvies kan helpen voorkomen dat mensen promotie maken tot op het niveau waar zij worden geconfronteerd met onvoldoende kwalificaties.  Naar de Engelstalige Canadees dr. Jacques is het “Principle of Jacques” genoemd. Dit principe gaat er van uit dat zowel de mens als de organisatie waarbinnen deze mens functioneert zal evolueren. Deze evolutie stelt bij een in de tijd complexer wordende organisatie in toenemende mate hogere eisen aan de mens. Er kan een moment komen dat de mens het tempo van de ontwikkelingen in de organisatie niet meer kan bijhouden met alle consequenties van dien. Een tijdige interventie op basis van bijvoorbeeld een loopbaanadvies kan hierbij schade aan mens en organisatie helpen voorkomen. 

Mogelijke consequenties van afstemmingsproblemen 

Het spreekt voor zich dat het niet (meer) kunnen voldoen aan de eisen die de positie in de organisatie van mensen verlangt zal leiden tot het ervaren van serieuze spanningen of stress. Ditzelfde geldt voor een slechte afstemming tussen de mens en diens privé situatie. Feitelijk is het frequent ervaren van stress een symptoom voor het zichzelf niet meer in staat achten om aan de vanuit de omgeving gestelde eisen te voldoen. Dit kan overspannenheid of het neurastheen syndroom tot gevolg hebben. Hierbij wordt het zenuwstelsel al snel overbelast, is er sprake van al snel optreden van geestelijke en lichamelijke vermoeidheid, hartkloppingen, hoofdpijn en concentratiestoornissen. Wanneer deze toestand te lang duurt is het zelfs mogelijk dat mensen “opgebrand raken” en dat bij hen de diagnose “burn-out” wordt gesteld. Rond het labelen van patiënten met de diagnose “burn-out” bestaat enige discussie. Bij het ervaren van te veel of te weinig stress om normaal te kunnen functioneren is het voor de medewerker van belang te kunnen beschikken over de juiste copingmechanismen. Coping betreft de manier waarop men met spanningen weet om te gaan. Daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen adequate copingmechanismen en inadequate copingmechanismen. Langdurig en frequent ervaren van te veel stress en het ontbreken van adequate copingmechanismen kan leiden tot “burn-out”. Bij de definitie van “burn-out” wordt uitgegaan van drie min of meer samenhangende verschijnselen:

-   een gevoel van extreme vermoeidheid of uitputting;
-  cynisme: wantrouwen tegen de goede bedoelingen van anderen, het nut van instituties of ongevoeligheid voor de consequenties van het eigen gedrag. Onverschilligheid kan voortkomen uit sterke gevoelens van verongelijktheid;
-  toenemend gebrek aan zelfwaardering of zelfvertrouwen door de perceptie van afnemende prestaties.

Het als derde genoemde verschijnsel kan overigens ook voortvloeien uit de eerste twee verschijnselen. Omdat een “burn-out” vergaande consequenties kan hebben voor het verdere leven, is het bijzonder nuttig om na te gaan in welke mate er sprake is van een potentieel afbreukrisico voor iemand die een bepaalde voor de persoon relatief zware functie ambieert. Zowel het aanleg- en capaciteitenprofiel als het persoonlijkheidsprofiel van mensen kunnen een indicatie geven voor de mate van het afbreukrisico van mensen in een bepaalde situatie. Het individuele vermogen om zich aan veranderende omstandigheden aan te passen speelt daarbij een belangrijke rol. Dit vermogen wordt enerzijds bepaald door het aanleg- en capaciteitenprofiel en anderzijds door het persoonlijkheidsprofiel. Ook het in het verleden al dan niet adequaat kunnen omgaan met als stressvol ervaren situaties kan een indicatie vormen voor het afbreukrisico. Een belangrijke vraag is welke lering men uit deze situaties heeft getrokken. Een “burn-out” kan worden omschreven als een relatief duur afstemmingsprobleem, waaraan de afstemmingsproblematiek tussen persoon en de aan de persoon door diens omgeving gestelde eisen ten grondslag ligt. Ook speelt de mate waarin de realistische verwachtingen van de persoon door de organisatie worden beloond een niet te onderschatten rol. Ook hier is het adequaat managen van realistische verwachtingen bij de medewerker door de vertegenwoordigers van de organisatie van groot belang.  De omgeving betreft enerzijds de werksituatie en anderzijds de privé situatie. Deze twee situaties kunnen op zich ook weer leiden tot de nodige interactie. Een slechte nachtrust tengevolge van privé problemen zal ongetwijfeld ook effect hebben op het functioneren tijdens het werk. Maar ook veel spanningen op het werk kunnen resulteren in een negatief ervaren druk op de relatie thuis. Inadequate coping met als stressvol ervaren omstandigheden komt ook voor in onder meer de vorm van ongezond eetgedrag (emotie eters), van overmatig alcoholgebruik, van overmatig medicijngebruik (met name pijnstillers en kalmerende middelen), van drugsgebruik, van overmatig rookgedrag en van een vlucht in het werk (‘workaholic’). Je kunt dergelijk gedrag ook kwalificeren als een route naar demping van emoties en zelfvernietiging. 

Mogelijke aanpak afstemmingsprobleem 

Elke aanpak begint met een diagnose. Voor deze diagnose kan gebruik worden gemaakt van psychologisch onderzoek, diepte interviews en simulaties met video ondersteunde ‘feedback’. De diagnose is gericht op de aard van het probleem, de mogelijke oorzaken van dat probleem en de door de medewerker bewust ervaren noodzaak om te kiezen voor een gerichte aanpak van dat probleem.  Na de diagnose volgt de behandeling van de problematiek. Wanneer de problematiek overwegend wordt veroorzaakt door de werksituatie, zal de behandeling gericht zijn op gedragsverandering van de medewerker en, waar mogelijk en wenselijk, een aanpassing van de werksituatie.Wanneer de problematiek overwegend wordt veroorzaakt door de privé situatie, zal de behandeling gericht zijn op gedragsverandering van de medewerker binnen de privé situatie.

Wanneer de medewerker zich voldoende bewust is van de noodzaak om het probleem aan te pakken kan in goede samenwerking tussen deze medewerker, een arbeids- en organisatie psycholoog, een bedrijfsarts en de leidinggevende binnen de organisatie worden gewerkt aan de eliminatie van het afstemmingsprobleem. In een relatief groot aantal situaties verdient het nadrukkelijk aanbeveling om, indien er in de privé situatie sprake is van een partner, ook de partner van de medewerker (incidenteel) te betrekken bij de behandeling, met name in de gesprekken van de medewerker met de psycholoog.

De behandeling van afstemmingsproblematiek vereist een sterke betrokkenheid bij het traject van de medewerker zelf. Het succes van de behandeling is in zeer hoge mate afhankelijk van de medewerker. Anderen zullen daarbij ondersteuning en faciliteiten bieden, waarbij een centrale en coördinerende rol is toebedeeld aan de arbeids- en organisatiepsycholoog. Na afronding van een traject is het bijzonder zinvol gedurende een periode van de daarop volgende 12 maanden een aantal “nazorg gesprekken” met betrokken medewerker door de psycholoog en de leidinggevende te doen plaatsvinden.  Een eerste “nazorg gesprek” kan na ongeveer een maand worden ingepland, vervolgens kan de frequentie, afhankelijk van de wijze waarop de medewerker zich manifesteert, worden teruggebracht naar een “nazorg gesprek” na twee of drie maanden. Hierdoor kan een terugval in oude patronen worden voorkomen. Een traject gericht op de verbetering van de afstemming tussen mens en werkomgeving is kostbaar. Teneinde de medewerker optimaal te motiveren kan werkgever van werknemer een eigen financiële bijdrage aan diagnose en behandeling worden gevraagd. Wanneer het traject door de medewerker succesvol wordt afgerond kan deze eigen bijdrage geheel of gedeeltelijk worden verrekend. 

Tot slot 

De toenemende schaarste aan hoog gekwalificeerd personeel stelt eisen aan de organisatie in de vorm van “binden en boeien”.Daarom vereist adequaat omgaan met afstemmingsproblemen binnen de organisatie voortdurend de aandacht van leidinggevenden en van personeelsdiensten.Toegepast wetenschappelijk onderzoek in de vorm van psychologisch onderzoek kan een constructieve  bijdrage leveren aan de eliminatie van een aanwezige afstemmingsproblematiek tussen mens en werksituatie.

Ook bij de begeleiding van medewerkers die door omstandigheden een soms aanzienlijke afstemmingsproblematiek ervaren kan psychologisch onderzoek, gevolgd door psychologische begeleiding of coaching bijzonder nuttig zijn, zowel voor de individuele medewerker als voor de organisatie.